We delen graag een paar voorbeelden van hoe organisaties in de zorg hun medewerkers actief meenemen in wat er gaande is, vraagstukken voorleggen en met elkaar over in dialoog gaan.
Zorg in Dialoog lost daarbij de volgende fricties op:
- we leren het meest van andersdenkenden maar die zoeken we niet uit onszelf op
- we willen vertrouwd worden, ook als het gaat om moeilijke uitdagingen
- we wennen aan onzekerheid en omarmen deze zodra we mee kunnen denken
- we hebben privacy, tijd en ruimte nodig om na te denken.
We hebben om die reden dit dialoogmodel ontwikkeld en Zorg in Dialoog is de online oplossing die dit met zorg realiseert. Je logt eenvoudigweg in, selecteert een paar geschikte open vragen, bewerkt deze nog als je wil, importeert je publiek en zet het live. Daarna gaat alles vanzelf. Deelnemers doen op een eigen moment, vanaf een eigen locatie mee, in hun eigen omgeving dus, en hebben daarbij volledige privacy. Dat is het meest natuurlijk en menselijk om te doen. Ze zijn daardoor doordachter en kunnen met hun collega’s op de vragen ingaan als ze willen. In de tweede ronde gaan ze op elkaars meningen, ervaringen en oplossingen in.
Zeggenschap door de VAR
De VAR van een grote instelling organiseerde een VAR dag, begin van het jaar, voor alle verpleegkundigen. De samenstelling van de VAR en drukte maakte dat goed, onderbouwd contact met alle verpleegkundigen, breed in de organisatie, onder druk stond. Links en rechts het oor te luister leggen ging goed, maar iedereen zeggenschap bieden zeker niet. Het was vooral ‘rennen’ de hele dag. De inzet van Zorg in Dialoog maakte dat ze binnen 30 minuten zelfstandig vier belangrijke, open vragen konden voorleggen aan alle meer dan 1.000 collega-verpleegkundigen. Gewoon online, anoniem, zodat privacy geboden is.
Iedereen kon dus online meedoen, meedenken over wat belangrijk is voor een aantal onderwerpen zoals opleiding, onderling gedrag en werkplezier. Iedereen doet mee op zijn eigen moment en vanaf de eigen werkomgeving. Geen vergadering, geen enquête. De VAR kon de tool Zorg in Dialoog zelf bedienen vanuit een intuïtief dashboard en realtime de resultaten van de dialoog volgen. De deelnemers waren hier erg blij mee en scoorden deze werkvorm een dikke 8 op een schaal van 10. Ze mochten elkaars anonieme antwoorden in de tweede ronde lezen, waarderen via scores en tips bij geven. Daardoor is er veel transparantie, leer je van anderen en ga je samen dus alle antwoorden prioriteren. Je kunt immers niet zomaar alle ideeën opvolgen dus dat scoren van elkaars antwoorden op de gestelde vragen is belangrijk.
De VAR kreeg alles kant en klaar op een rijtje te zien in het dashboard. Op de VAR dag zelf kon maar ongeveer 20% komen, door drukte en allerlei andere dingen. Door de inzet van Zorg in Dialoog hebben ze toch iedereen kunnen bereiken en naar kunnen luisteren en de mensen onderling dus ook. Tijdens de VAR dag, waar ook het bestuur aanwezig was, gingen ze die ochtend op de uitkomsten in en kon de VAR eenvoudig en onderbouwd inspringen op nieuwe actiepunten. Door Zorg in Dialoog kregen ze ook inzicht in wat de verpleegkundigen niet steunen qua ideeën van anderen. Zo voorkwam de VAR dat ze tijd gingen besteden aan onderwerpen die geen draagvlak hebben. Dat bespaart ook veel, veel tijd.
De VAR/VVAR heeft geen wettelijke verankering maar de oprichting van 100en van deze entiteiten, waarvan sommige al 20+ jaren bestaan, is niet naast je neer te leggen als bestuur. Het betekent echter wel dat de VAR haar positie moet verkrijgen door erkenning door stakeholders zoals de raad van bestuur. . De beroepsvereniging V&VN heeft het een bestaansrecht van de VAR dat gebaseerd is op “beïnvloeding door kwaliteit”. Je zult legitimiteit moeten opbouwen, oftewel: zorgen dat je standpunten, meningen en adviezen onderbouwd zijn, representatief en gevalideerd. Als je VAR doorontwikkelt tot Verpleegkundig Stafbestuur (VSB) of andere benaming, kan de bestuurlijke invloed toenemen. Dat neemt niet weg dat je je werk zorgvuldig moet doen, voorzien van draagvlak en betrouwbare inzichten. En dat gaat verder dan je eigen VAR of VSB team en verder dan je usual suspects. Hoe breder je in de organisatie meningen, ervaringen, ideeën, knelpunten en oplossingen ophaalt, en medewerkers daarop kunnen reageren, hoe concreter:
- draagvlak voor en inzicht en waar de groep bij nader inzien niet voor is of zelfs tegen
- brede betrokkenheid: uitsluiting ervaart als pijn, dus betrek allen
- breed bewustzijn over lastige vraagstukken
- brede openheid voor verandering: ons brein is bezig immers met aanstaande besluitvorming en verandering.
Organisatiebreed
Spaarne Gasthuis is een voorbeeld van organisatie die de dialoog al jaren geleden omarmd heeft en de enquête los heeft gelaten. Organisatiebrede dialogen worden afgewisseld met thematische, lokale dialogen. Op een afdeling over een alarm dat steeds ten onrechte afging, werd via de dialoog, dus in co-creatie, gezocht naar de slimste oplossing. De uitkomst met het meeste draagvlak (ruime meerderheid) draagvlak was anders dan ze vermoedden en in eerste instantie genoemd werd door de meesten, ze hebben uiteindelijk ingezet op goede instructies om een alarm in te stellen in plaats van een collega te vragen zich vrij te maken om elke keer de alarmen te checken. Dit voorkomt voortaan risico’s voor de patiënt en bespaart veel tijd en geld.
Ondernemingsraad
De ondernemingsraad van een ziekenhuis vroeg onlangs aan richting de 2.000 medewerkers wat ze ervaren qua ‘digitale ontwikkelingen’. Grote transformatie-programma’s zien soms over het hoofd om een check-in te doen met medewerkers: waar zijn ze comfortabel mee qua ontwikkelingen, waarmee nog niet, wat hebben ze nodig, van elkaar, van de organisatie, van hun leidinggevende. Wat kunnen en willen ze zelf anders doen? Dit soort open vragen heeft losgemaakt en bewust gemaakt dat er veel kleine winsten te behalen zijn, veel fricties en weerstanden weggenomen konden worden. Gewoon door te vragen. Anoniem, online, asynchroon: deelnemers doen vanaf de eigen plek en op een eigen moment mee. Soms zijn de vragen klein om snel grote stappen te maken. Andere keren gaat het om hele grote, beleidsmatige onderwerpen, maar ook die kun je in goede vragen vertalen en voorleggen aan medewerkers.
Vanuit raad van bestuur
Een ander voorbeeld van modern leiderschap in deze context, is GGZ Friesland, waarbij bij monde en initiatief van bestuurder Arron Bell, alle medewerkers meedenken met de nieuwe koers van de organisatie. Gewoon vanaf de eigen werkplek en op een eigen moment, door bovendien elkaars ideeën te lezen, aanvullen en waarderen; voor onderwerpen als “gezonde organisatie” en “medewerkers centraal”. Alle medewerkers samen als één groot brein. Ze krijgen de tijd, tijd voor reflectie en om meningen van anderen echt even te laten landen, tot je te nemen. Reflectie vergt namelijk tijd en dat duw je niet in een ‘doosje’ van een bijeenkomst die van 14 uur tot 15 uur duurt, in het achterzaaltje op de tweede verdieping van je gebouw. Die vertraging levert verdieping op. Een prachtig voorbeeld van de echte intentie van de Wkkgz en de genoemde subsidieregeling, maar in onze ogen een voorbeeld van leiderschap en een cultuur waar je wil werken.
Vanuit patiëntenverenigingen
INVOLV ondersteunt 100en patiëntenverenigingen met onder meer de dialogische oplossing van Zorg in Dialoog. Ook cliëntenraden functioneren beter als ze onderbouwde keuzes maken en standpunten formuleren als overlegpartner met zorgaanbieders. Het organiseren van zeggenschap met hun eigen achterban snijdt meer hout als je de brede groep cliënten kunt raadplegen en met hen in dialoog bent gegaan. Inzichten zijn dan betrouwbaarder en representatiever.
Patiëntenverenigingen zoals de Vereniging van Mensen met Brandwonden, bij monde van bestuurder en ervaringsdeskundige Titus Radstake zorgen in dialoog met hun achterban van leden voor een stevige onderbouwing van hun meerjarenplan en keuzes. Dat maakt nogal wat uit: je kunt je tijd, energie en middelen maar één keer uitgeven en dat doen ze liever direct goed, onderbouwd en met richting die mede bepaald is door in dialoog te zijn gegaan met hun leden.
Ten slotte enkele voorbeeldvragen
Voorbeelden van vraagstukken en vragen die in de zorg inmiddels aan 10.000en medewerkers zijn voorgelegd en collectief zijn uitgezocht en verbeterd:
- Hoe kan de organisatie jou behouden als waardevolle medewerker?
- Aan welk onderwerp zou de organisatie volgens jou meer aandacht moeten besteden en waarom?
- Wat doe je nu zelf, wat een verpleegkundige ook of zelfs beter zou kunnen uitvoeren?
- Waar kunnen wij op onze afdeling elke week 10% tijd op besparen als we dat niet meer of anders doen?
- Wat is jouw tip om medicatie-verspilling te voorkomen?
- Wat veroorzaakt momenteel het hogere verzuim op onze afdeling en wat is het eerste wat nu nodig is?
- Welke technologische vernieuwing die we momenteel uitproberen onderschatten we volgens jou?
- Hoe kunnen we samen zorgen dat nieuwe verpleegkundigen meer verbonden raken met onze hele organisatie?
- Kijk eens naar de afgelopen weken: wat maakte een dag echt ontzettend plezierig en productief?
- Kijk eens naar de afgelopen weken: wat maakte een dag niet fijn of zelfs ronduit onplezierig en onproductief?
Er zijn 5.000+ unieke, open vragen voor jullie beschikbaar die je in 10 minuten zo gevonden en verder aangepast hebt aan jullie vraagstuk en context. Dit doe je met behulp van ons QuestionDesignLab wat tot je beschikking staat als je inlogt.
Wat je ziet terugkeren in de 100en dialogen en een veelvoud van vraagstukken die zijn voorgelegd aan medewerkers via CircleLytics Dialoog, zijn de volgende punten:
- de vertraging van enkele dagen voor beide rondes, levert daarna 90% snellere besluitvorming op
- het is 100% inclusief en ieders diversiteit aan denken is welkom
- 2-10x hogere respons dan met enquêtes en een dikke 8 als waardering van de deelnemers
- 30% minder vergaderen.
Tenslotte
Laat je het ons weten als je meer wil weten hoe jouw organisatie of instelling de kracht van dialoog en de wijsheid van de groep kan inzetten? Plan hier je afspraak met iemand van ons team. We ontmoeten je graag!
